Front Desk Medewerker

Vacature gesloten

Front Desk Medewerker

Heuvelman IJsselstein

Wat is vereist?

  • Mbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 2 jaar werkervaring
  • Je kan werken met kantoorsoftware en telefooncentrales
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Sterk in organiseren, klantvriendelijk, veerkrachtig, teamgericht, discreet en integer

Wat krijg je?

  • €2.400 - €4.200 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • 31 vakantiedagen
  • Indien nodig kun je een cursus, zoals timemanagement, volgen

Wat doe je?

  • 30% Administratie verwerken
  • 30% Telefoongesprekken en mails beantwoorden
  • 20% Bezoek ontvangen
  • 20% Overige taken uitvoeren

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Front Desk Medewerker bij Heuvelman Sound & Vision ben je verantwoordelijk voor het creëren van een professionele en gastvrije ontvangst voor de bezoekers. Jij bent het eerste aanspreekpunt van het bedrijf, waarbij je zorgt voor een warme en vriendelijke ontvangst aan de balie. Daarnaast beheer je de inkomende telefoongesprekken en e-mails, waarbij je bezoekers en klanten op een efficiënte manier doorverwijst naar de juiste personen of afdelingen binnen de organisatie. Daarbij heb je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken, door ook administratieve en secretariële ondersteuning te bieden aan verschillende afdelingen.

Naast je receptionele en administratieve taken draag je actief bij aan de gewenste bedrijfscultuur door de juiste mentaliteit uit te dragen en een positieve sfeer te creëren. Daarnaast ben je in staat om alle voorkomende werkzaamheden op te pakken die binnen jouw rol passen, met als doel een optimale dienstverlening aan de bezoekers en collega's te waarborgen.

Als je het leuk vindt om dienstbaar te zijn en energie krijgt van contact met mensen en je het uitdagend vindt om te multitasken en kalm te blijven bij geïrriteerde klanten, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Front Desk Medewerker

Op een leuke werkdag heb je de kans om klanten hartelijk te ontvangen en hen te voorzien van een lekkere lunch en koffie. Daarnaast zorg je ervoor dat telefoontjes en mails vlot worden afgehandeld.

Op een minder leuke werkdag heb je te maken met een lege balie en weinig telefoontjes. Je bent voornamelijk bezig met administratieve taken, wat de dag minder afwisselend maakt.

  • 07:00
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Lunch
    • Bezoekers ontvangen
    • Administratie verwerken
    • Telefoontjes beantwoorden
    • De directie ondersteunen
    • Telefoontjes beantwoorden
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Lunch
    • Telefoontjes beantwoorden
    • Het Management team ondersteunen
    • Teamleiders ondersteunen
    • Bezoekers ontvangen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Lunch
    • Bezoekers ontvangen
    • Telefoontjes beantwoorden
    • Administratie verwerken
    • Intern overleg
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Lunch
    • Telefoontjes beantwoorden
    • Administratie verwerken
    • Service Center ondersteunen bij het opstellen van onderhoudsrapporten
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Bezoekers ontvangen
    • Administratie verwerken
    • Aan de bedrijfscultuur bijdragen
    • Klanten registreren
    • Telefoontjes ontvangen

Voorbeeld uit de praktijk

Je hebt onverwacht bezoek aan de balie, de telefoon gaat en de Directeur komt naar je toe met een dringende opdracht. Wat doe je?

Je blijft rustig en vriendelijk en je zegt tegen de Directeur dat je even bezig bent en zo snel mogelijk naar hem toekomt. Je neemt de telefoon op en vraagt beleefd om een moment geduld. Vervolgens open je de deur voor de bezoeker, heet deze welkom en vraagt om plaats te nemen. Daarna handel je het telefoongesprek verder af. Vervolgens richt je je op de bezoeker, vraagt voor wie hij of zij komt en je zorgt dat deze persoon geholpen wordt. Als alles is afgehandeld, ga je naar de Directeur om zijn verzoek verder op te pakken.

Groeipad

Bij Heuvelman zijn er ontwikkel- en groeimogelijkheden voor werknemers, die gestructureerd worden aangeboden via diverse paden. Voor de buitendienst is er een specifiek loopbaanontwikkelingsplan, dat zowel trainingen als belangrijke vaardigheden inhoudt. Medewerkers op kantoor profiteren van jaarlijkse planningsgesprekken, waar ze hun ontwikkelingswensen en benodigde opleidingen kunnen aangeven. Dit toont een toewijding aan zowel persoonlijke als professionele groei van de werknemers en verzekert hen van ondersteuning in hun loopbaantrajecten. De nadruk ligt op het op maat aanbieden van training en ontwikkeling, afgestemd op individuele behoeften en ambities, wat bijdraagt aan de algehele versterking van de organisatie en haar medewerkers.

Front Desk Medewerker

Werken bij Heuvelman

Heuvelman is als audiovisueel bedrijf al meer dan 50 jaar een belangrijke speler in de audiovisuele branche. De organisatie realiseert tijdelijke (verhuur) en permanente (verkoop) audiovisuele totaaloplossingen om zo de successen van klanten te kunnen realiseren. Heuvelman levert innovatieve en betrouwbare oplossingen, waarbij het doel is om communicatie naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast ligt de focus op het bouwen van langdurige relaties met klanten, ondersteund door een hoge mate van service en zorg die verder gaat dan enkel de levering van apparatuur.

Het team van Heuvelman bestaat uit specialisten die samengesteld worden op basis van de specifieke behoeften en vraagstukken van de klant, wat zorgt voor maatwerk en vakmanschap in elk project. De organisatie onderscheidt zich door niet alleen de technische aspecten te beheren, maar ook door actieve ondersteuning en service te bieden gedurende het gehele proces. Dit zorgt ervoor dat klanten kunnen vertrouwen op een volledig ontzorgde audiovisuele ervaring, van concept tot uitvoering.

  • Hoofdkantoor in IJsselstein
  • Actief in heel Europa (het werk wordt gedaan vanuit Nederland)
  • 96 medewerkers in dienst
  • 10% / 90%
  • Gem. leeftijd is 42 jaar
  • Kantoor: smart casual en de buitendienst: bedrijfskleding
  • Thuiswerkmogelijkheden (m.u.v. de buitendienst)

Collega's

Foto van medewerker Ihsan
Foto van medewerker Mirte
Foto van medewerker Frank
Foto van medewerker Sascha

Ihsan (30) - Logistiek medewerker, Logistiek

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het stelt mensen in staat om hun artistieke visie tot leven te brengen door middel van geluid, beeld en technologie. Daarnaast biedt het vaak de mogelijkheid om te werken aan diverse opdrachten, waardoor elke dag anders is. Bovendien kunnen mensen binnen Heuvelman genieten van het werken met state-of-the-art apparatuur en technologieën, evenals het samenwerken met een breed scala aan getalenteerde professionals.

Wat heb je gestudeerd?
Manager transport en logistiek aan MBO Rijnland in Alphen aan den Rijn

Wat doe je in je vrije tijd?
Muziek luisteren en produceren.

Mirte (23) - Junior Planner, Planning

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor werkte ik in een magazijn en ik wilde heel graag doorgroeien naar de planning. Ik zag de vacature op Indeed voor Junior Planner zonder ervaring met interne begeleiding en ik werd meteen enthousiast. De eerste kennismaking voelde goed en ik wist meteen dat ik binnen dit bedrijf aan de slag wilde gaan.

Wat was je vorige baan?
Magazijnmedewerker, Ontvangst goederen

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd samen doorbrengen met vrienden en familie, uiteten en naar festivals gaan

Frank (45) - Commercieel Manager, Commercie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Wij verzorgen alles op het gebied van Beeld-, licht-, geluid- en cameraregistratie en content creatie om samen met onze klanten mooie evenementen en congressen te realiseren.

Wat was je vorige baan?
Profvoetballer

Wat doe je in je vrije tijd?
Voetballen- tennissen en padel

Sascha (26) - Content Designer, Content Design

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was net afgestudeerd voordat corona om de hoek kwam kijken. Solliciteren in deze periode was erg lastig en er waren weinig vacatures beschikbaar. Ik werkte destijds in Het Centraal Boekhuis in Culemborg als order picker voor B2B. Via Indeed kwam ik mijn huidige functie tegen en na een gezellig Teams overleg werd ik uitnodigd om een keer langs te komen voor een tweede gesprek. Ik was nog maar net thuis of ik kreeg al te horen dat ze mij graag in het Content Design team wilde hebben.

Wat was je vorige baan?
Order Picker B2B

Wat doe je in je vrije tijd?
Naar de gym, Airsoften & Motor rijden

Sollicitatieproces

Telefonisch gesprek met Tl HR
Gesprek met TL HR
Gesprek met de Directeur
Je hebt de baan

Interessante baan?

Terug naar boven